Introducción

Terminamos la unidad anterior hablando de la importancia del análisis de negocio para la toma de decisiones que conduzcan a mejores resultados organizativos. Enfatizamos que para que haya un buen análisis de negocios es esencial que la organización tenga datos de calidad que puedan ser analizados y contribuyan efectivamente para identificar insights valiosos para garantizar la competitividad organizacional. Es en el contexto de la gestión de datos que se insertan los sistemas de información gerencial, que serán el foco de esta clase. 

Sistemas de información para la toma de decisiones

Para funcionar, las empresas deben manejar mucha información diferente sobre proveedores, clientes, empleados, facturas y pagos y, por supuesto, sus productos y servicios. Deben organizar actividades laborales que utilicen esta información para funcionar con eficacia y mejorar el rendimiento global de la empresa. Los sistemas de información permiten a las empresas gestionar toda su información, tomar mejores decisiones y mejorar la ejecución de sus procesos de Informe de negocios (Laudon; Laudon, 2018).

Quizá se pregunte cómo, exactamente, los sistemas de información mejoran los procesos de negocios. Un punto importante es que los sistemas de información automatizan muchos pasos de los procesos empresariales que antes se realizaban manualmente, como comprobar el crédito de un cliente o generar una factura y enviar un pedido. Pero hoy en día, la tecnología de la información puede hacer mucho más. La nueva tecnología puede cambiar realmente el flujo de información, permitiendo que muchas más personas accedan a ella y la compartan, sustituyendo pasos secuenciales por tareas que pueden realizarse simultáneamente y eliminando retrasos en la toma de decisiones. 

Además, los sistemas de información apoyan los procesos empresariales ofreciendo información diferente a los distintos intereses, especialidades y niveles de una organización. Dado que ningún sistema puede ofrecer todos los tipos de información, existen diferentes tipos de sistemas de información (Laudon; Laudon, 2018).

Tipos de sistemas de información

Los directivos de operación necesitan sistemas que hagan un seguimiento de las actividades y transacciones elementales de la organización, como las ventas, los ingresos, los depósitos en efectivo, las nóminas, las decisiones de crédito y el flujo de materiales en una fábrica. Los sistemas de procesamiento de transacciones (SPT) proporcionan este tipo de información. Un sistema de procesamiento de transacciones es un sistema informatizado que realiza y registra las transacciones rutinarias diarias necesarias para llevar a cabo un negocio, como la entrada de pedidos de venta, reservas de hotel, nóminas, mantenimiento de registros de empleados y envíos (Laudon; Laudon, 2018).

El objetivo principal de los sistemas de este nivel es responder a preguntas rutinarias y realizar un seguimiento del flujo de transacciones en la organización. En el nivel operativo, las tareas, los recursos y los objetivos están predefinidos y muy estructurados. La decisión de otorgar un crédito a un cliente, por ejemplo, la toma un supervisor de nivel inferior con arreglo a criterios predefinidos. Lo único que hay que determinar es si el cliente cumple el Informe de criterios (Laudon; Laudon, 2018). La Figura 1 muestra un ejemplo de SPT de nómina.

Las empresas también cuentan con sistemas de inteligencia de negocios Business Intelligence (BI) que se centran en proporcionar información para apoyar la toma de decisiones de gestión. BI es un término contemporáneo para datos y herramientas de software para organizar, analizar y proporcionar acceso a los datos para ayudar a los directivos y otros usuarios de negocios a tomar mejores decisiones. La inteligencia empresarial responde a las necesidades de toma de decisiones de todos los niveles de gestión (Laudon; Laudon, 2018).

Los sistemas de inteligencia de negocios para gestión intermedia ayudan en el seguimiento, control, toma de decisiones y actividades administrativas. El término sistemas de información de gestión (SIG) también designa una categoría específica de sistemas de información al servicio de gestión intermedia. El SIG proporciona a los directivos intermedios informes sobre el rendimiento actual de la organización. Esta información se utiliza para supervisar y controlar la empresa y predecir el rendimiento futuro (Laudon; Laudon, 2018).

Figura 1 – Ejemplo de un sistema de procesamiento de transacciones

Fuente: Laudon y Laudon (2014)

El SIG resume y elabora informes sobre las operaciones básicas de la empresa utilizando los datos proporcionados por los sistemas de procesamiento de transacciones. Los datos básicos de las transacciones del STP se resumen y suelen presentarse en informes elaborados periódicamente. En la actualidad, muchos de estos informes se presentan en línea. La Figura 2 muestra cómo un SIG típico transforma los datos a nivel de transacción de inventario, producción y contabilidad en archivos SIG que se utilizan para proporcionar informes a los directivos (Laudon; Laudon, 2018).

Figura 2 – Ejemplo de un sistema de gerencial

Fuente: Laudon y Laudon (2014)

Los SIG suelen proporcionar respuestas a preguntas rutinarias que se han especificado de antemano y tienen un procedimiento predefinido para responderlas. Otros tipos de sistemas de inteligencia de negocios ayudan a tomar decisiones no rutinarias. Los sistemas de apoyo a la toma de decisiones (SAD) se centran en problemas únicos y rápidamente cambiantes, para los que el procedimiento para llegar a una solución puede no estar totalmente predefinido de antemano. Aunque el DSS utilice información interna de STP y SIG, a menudo aportan información de fuentes externas, como las cotizaciones bursátiles actuales o los precios de los productos de la competencia (Laudon; Laudon, 2018).

Los sistemas de inteligencia de negocios también responden a las necesidades de toma de decisiones de la alta dirección. Los altos directivos necesitan sistemas que se centren en cuestiones estratégicas y tendencias a largo plazo, tanto en la empresa como en el entorno externo. Los sistemas de soporte ejecutivo (SSE) ayudan a los altos directivos a tomar estas decisiones. Abordan decisiones no rutinarias que requieren juicio, evaluación y perspicacia porque no existe un procedimiento acordado para llegar a una solución (Laudon; Laudon, 2018).

El SSE presenta gráficos y datos de diversas fuentes a través de una interfaz fácil de utilizar para los altos directivos. A menudo, la información se entrega a los altos ejecutivos a través de un portal, que utiliza una interfaz Web para presentar contenidos empresariales personalizados e Informes integrados (Laudon; Laudon, 2018).

Los SEE están diseñados para incorporar datos sobre acontecimientos externos, como nuevas leyes fiscales o competidores, pero también recuperan información resumida de SIG y SAD internos. Filtran, resumen y rastrean los datos críticos, mostrando los datos de mayor importancia para los altos directivos. Cada vez más, estos sistemas incluyen análisis de inteligencia de negocios para analizar tendencias, hacer predicciones y "desentrañar" datos a niveles más Informe detallados (Laudon; Laudon, 2018).

Como ve, son los sistemas de información los que apoyan, en sus distintos niveles, el análisis de negocios del que hablamos en la unidad anterior de la asignatura.

En Resumen

En esta clase ha aprendido que los sistemas de información permiten a las empresas gestionar toda su información, tomar mejores decisiones y mejorar la ejecución de sus procesos de negocios, ya sea mediante la automatización o proporcionando información diferente para los distintos intereses, especialidades y niveles de una organización. También ha aprendido que existen diferentes tipos de sistemas de información: sistemas de procesamiento de transacciones, sistemas de información de gestión, sistemas de apoyo a la toma de decisiones y sistemas de soporte ejecutivo.